Tècniques perquè no se t'oblidi res
LA TRILOGIA DE L'ACOMIADAMENT (I)
Tots ens hem despistat alguna vegada. Despistar-se és tan humà com equivocar-se. Però no per ésser humà ens ho podem permetre, especialment en l'àmbit professional.
Casos que he vist, sentit i/o patit:
- Oblidar-se de demanar al client un document rellevant per a una operació.
- Oblidar-se de comprovar les càrregues registrals (i que la venda et caigui per això quan ja tenies una oferta).
- Oblideu-vos d'enviar la factura (i cobrar) en tancar una operació!
- Oblidar-se de coses molt més ximples, com per exemple, enviar-li a un client un plànol que et va demanar durant la visita (i que t'ho hagin de recordar).
Així que deixarem la poesia de la badada per als savis. Per als agents immobiliaris he creat 'La trilogia de la badada', una sèrie de 3 articles:
- Com evitar la distracció en temes puntuals (el que estàs llegint).
- Com evitar les badades en processos complexos (aviat a les pantalles).
- Com protegir-se de les badades dels altres (dins un parell de setmanes).
EL MÈTODE EDU-ARD
Primer pas (EDU): Fes-me cas! Ho he provat tot perquè sóc un paio força despistat. Justament per això m'he hagut de dotar d'un mètode. Des que el faig servir, ni els meus clients ni les meves companyes de feina m'ho noten.
Enquesta realitzada a uns quants companys de l'empresa mentre escrivia aquest article. Mira que són #buenagent!
Segon pas (A): Apunta'l. Tot. Sempre. Apunta-ho en el moment en què et compromets, en el moment en què t'ho demanen, en el moment en què se t'acudeix, … Quan et sorgeixi una tasca, apunta-la.
D'acord, i on? Al bonus track de l'article t'explicaré com ho faig jo, però l'“on” apuntar-ho és poc rellevant, sempre que sigui un suport que portis sempre amb tu:
- Fes-ho en una agenda de paper, a l'iHand o en una app del mòbil.
- Fes-ho sempre de la mateixa manera.
- No val apuntar a llocs diferents, per més que en aquell moment et pugui semblar que ja et serveix.
El mètode no funcionarà si no ets metòdic des del primer pas. Per això es diu mètode i no flèxtode. En aquest tema, la flexibilitat no és un valor, sinó un error.
iHand. No comments.
Tercer pas (R): Crea una Rutina senzilla.
Una rutina és una tasca que fas de forma periòdica, en aquest cas cada dia feiner. Reserva una part de la teva agenda diària per a la realització de les tasques que has apuntat durant les 24 hores anteriors. Recomanacions:
- Tria una franja de temps on puguis estar al teu lloc de treball. No val fer-ho des del bar mentre esmorzes.
- Fixa-la al teu calendari. Si pot ser, sempre a la mateixa hora. Si treballeu amb agenda de paper, heu de generar l'hàbit d'assignar-la cada dia. Si treballes amb un calendari digital, crea una cita recurrent (diària els dies laborables) que s'anomeni, per exemple, “Tasques curtes”. La podràs anar movent cada dia en funció dels altres temes que hagis d'atendre, però respecta-la com respectaries una cita amb un client.
- Assigneu-li una durada raonable i que sigui sempre la mateixa. Si un dia acabes abans amb les teves tasques, serà un temps que guanyat per prendre un tallat. Però no et quedis cortx.
Exemple de l'agenda d'un matí qualsevol, amb franges reservades per a activitats diferents, entre les quals hi ha les Tasques Cortes.
Quart pas (D): Compleix amb la rutina cada Dia.
No facis trampes al solitari. S'ha acabat l'anarquia. Ara ja tens una franja de la teva jornada dedicada a les petites tasques i totes les tens apuntades en un sol lloc. No hi ha pèrdua possible. Tens l'hàbit d'apuntar-les i el moment assignat per fer-les. Tens el mètode EDU-ARD (Apuntar + Rutina + Diària).
Els teus clients ho notaran. Failure és not an option.
El vostre nivell d'estrès baixarà. Ommmm.
Hauràs fet un pas més cap a la presa de Ctrl del teu temps. Explica'm, quin és el teu mètode?
Bonus track: Ctrl + C (copiar d'Edu):
- Cada vegada que em sorgeix una tasca em mano un correu electrònic a mi mateix. Recorda que estic parlant de petites gestions, tipus “Enviar el plànol a Pepita” o “Inscriure'm al curs de captació del CEO de Monapart”. No utilitzo llibretes de paper, ni aplicacions de tasques (tipus Tasks). El mòbil el porto sempre a sobre i tinc l'aplicació de Gmail (a Monapart utilitzem Google Workspace) molt a mà, de manera que em resulta fàcil enviar-me un correu electrònic amb la tasca a l'assumpte.
- Al meu calendari tinc bloquejada una franja de 50 minuts diaris per a la realització de tasques curtes (jo les anomeno gestions) i el buidatge de la meva safata d'entrada (d'aquest tema ja en parlaré en un altre article). Durant aquests 50 minuts només ho faig això. Ho faig amb tant focus que ni respiro. En diuen digital snorkeling i és força perillós.
- Si crec que una tasca em prendrà més de 10 minuts o se'm complica durant l'execució, la reservo per al final o us assigno una nova franja amb el temps necessari per al mateix dia o l'endemà.
- Si en aquests 50 minuts no tinc temps de fer-ho tot, posposo aquells emails i autoemails per a un altre moment. No em permeto mai posposar més de 2 vegades una tasca. Si això passa, concloc que no és una tasca important i, per tant, l'elimino i n'assumeixo les conseqüències.
